Kein Plan, kein Umsatz: Wie ein CRM deinem Vertrieb den Hintern rettet

Vertriebschaos ohne sauberes CRM

In vielen kleinen bis mittelständischen Vertriebsteams herrscht Chaos, wenn kein zentrales CRM-System genutzt wird. Leads liegen verstreut in E-Mails, Excel-Listen und Notizen ohne Überblick – wichtige Verkaufschancen rutschen durch.

Angebote werden verschickt, aber nie nachverfolgt. Niemand weiß, wer gerade mit welchem Lead spricht.

Die Folge: Umsatzpotenzial bleibt liegen. Studien zeigen: CRM-Systeme steigern den Umsatz im Schnitt um 21–30 %.

Gerade für B2B-KMUs mit HubSpot Starter lohnt sich der Blick auf ein zentrales CRM.

Vorteile von einem schlanken "marketinglastigen" CRM System für den Vertrieb

HubSpot Starter bietet kleinen Teams eine zentrale Plattform mit den Grundlegenden Funktionen die ein CRM ausmachen:

• Alle Kontakte & Vertriebsdaten an einem Ort

• Gemeinsame Datengrundlage für Marketing & Sales

• Automatische Protokollierung von E-Mails, Form und Funnel Interaktionen

• Aufgaben mit Erinnerungen für konsequentes Nachfassen

HubSpot Starter ist intuitiv, schnell eingerichtet und spart Zeit. Trotzdem kommt jedes Tool mit seinen Herausforderungen und aktiver Lernphase.

HubSpot Starter ist schlank und beinhaltete das wesentliche, zeigt aber auch konstant Werbung für die shiny-Objects (die coolen aber teuren Professional Funktionen).

Heute geht es aber um die Grundlagen, die haben den größten Einfluss!

Alle Interessenten und Kunden werden in HubSpot als eigene Datensätze angelegt. Dort siehst du:

• Kontaktdaten wie Name, E-Mail, Telefonnummer

• Zugehörige Firma inkl. Standort, Branche, Größe etc.

• Alle bisherigen Aktivitäten (E-Mails, Anrufe, Meetings etc.)

Vorteil: Dein Team greift jederzeit auf die vollständige Historie eines Kontakts zu – kein Rätselraten mehr, was zuletzt besprochen wurde. Auch wenn Kollegen gehen oder sich Verantwortungen Intern wandeln gibt es eine realtisistische Übergabe Chance!

🔄 Aktivitäten-Tracking: Alle Interaktionen auf einen Blick

Jeder Kontakt enthält eine Timeline, die zu gewissen teilen automatisch alle Interaktionen dokumentiert:

• Gesendete & empfangene E-Mails

• Gebuchte Meetings & Aufgaben

• Marketing-Interaktionen wie Downloads oder Event-Teilnahmen

Gleichzeitig gibt es einige Interaktionen die Vertriebskollegen manuell loggen müssen/sollen:

• Telefonate & Meeting Notizen
• Offline Interaktionen

So weiß Jede:r im Team sofort, was zuletzt passiert ist – selbst bei Urlaubsvertretung oder Teamwechsel.

📈 Deals & Pipeline-Management

Deine Verkaufschancen (Deals) verwaltest du in einer visuellen Pipeline, die du per Drag-and-Drop organisierst. Standardphasen sind z. B.:

• Qualifiziert

• Angebot gesendet

• Verhandlung

• Gewonnen / Verloren

Du siehst sofort, wie viele Deals in welcher Phase stecken, welcher Umsatz zu erwarten ist – und wo es hakt.

Die wesentlichste Funktion jedes CRMs:

Aufgaben & Wiedervorlagen

Die wesentlichste Funktion ist jetzt wirklich das Task Management System.

Es macht den unterschied zwischen einem teuren Durchlauferhitzer und einem nachhaltigen Sales Prozess der sich nach spätesten einem halben Jahr Massiv rentiert hat.

Stell dir einfach vor du hättest dir wirklich für jede Inbound/Outbound Anfrage die du bekommen hättest in den letzten 6 Monaten ein Follow Up nach 14 Tagen Terminiert...

Und du hättest Sie wirklich erledigt und dir DIREKT, eine nächste Follow Up Aufgabe erstellt für in 30 Tagen...

Und auch diese gewissenhaft mit einer kurzen Mail / LinkedIn DM abgehackt hättest.
Auch hier werden wir uns wieder für in 2-3 Monaten die nächste Follow Up stellen und dran bleiben...

Das Prinzip ist klar, du braucht keine 50 frischen Leads jede Woche wenn du deine alten sinnig Nachfasst und dran bleibst.

Spätestens nach 6 Monaten merkst du was es heißt 200-300 Accounts gleichzeitig zu betreuen und wo der Unterschied zwischen einmaliger Akquise und konstantem Account Management liegt.

Das CRM erinnert dich automatisch per E-Mail oder In-App. Aufgaben lassen sich filtern und priorisieren – dein persönlicher Vertriebs-Arbeitsplan entsteht direkt im Tool.

Marketing & Vertrieb auf einer Plattform

HubSpot ist natürlich mehr als ein Vertriebstool mit FollowUp Funktion: Während deine Accounts und Task im CRM schlummern, liefert Marketing Kontext und priorisiert deine Aufgaben um,

• Neue Leads vom Marketing landen automatisch im CRM, alte werden basierend auf Newslettern, Werbeanzeigen und Social Media tracking neu bewertet.

• Vertrieb sieht, was der Lead vorher schon angeklickt, heruntergeladen oder besucht hat

• Übergabe von Marketing zu Sales erfolgt reibungslos – inklusive Status-Tracking

🤝 Beide Teams arbeiten an denselben Daten – das verhindert Reibungsverluste und doppelte Arbeit.

• Alles ins CRM: Kontakte, E-Mails, Calls sofort dokumentieren

• Pipeline pflegen: Deals aktuell halten, auch verloren abschließen

• Phasen klar definieren: Für saubere Forecasts & gemeinsame Sprache

• Aufgaben nutzen: Follow-ups nie dem Zufall überlassen

• Teams abstimmen: Klare Kriterien für Lead-Übergabe definieren

• Tools ausschöpfen: z. B. Meeting-Links, E-Mail-Vorlagen, Mobile App

   

  Fazit

Mit HubSpot Starter schaffen KMUs Ordnung im Vertrieb, sparen Zeit und steigern ihre Abschlussquote. Es ist das CRM, das mit dem Team mit wächst – für bessere Zusammenarbeit, mehr Abschlüsse und saubere Prozesse.