Startup-Infrastruktur leicht gemacht: Die Tools, die uns (meistens) den Tag retten

Founder Files 📚 – Startup-Infrastruktur leicht gemacht: Die Tools, die uns (meistens) den Tag retten

Infrastruktur und Tools sind das Rückgrat für jedes Unternehmen – besonders für unterbesetzte, schnell wachsende Start-ups. Ohne klare Prozesse und die richtigen Systeme herrscht Chaos, das niemand braucht.

Deshalb ist es entscheidend, eine sinnvolle Systemlandschaft aufzubauen und die passenden Tools zur richtigen Zeit ins Team zu holen. Heute teile ich meine Gedanken zur Infrastruktur, die wir in den letzten fünf Jahren genutzt, überarbeitet und verbessert haben. Keine Sorge, ich beschreibe nicht jedes Tool, das wir ausprobiert haben – nur die Essentials, die uns wirklich geholfen haben.

💌 1. E-Mail-Adresse und Kalender: Die absolute Basis

Das wichtigste Tool, das ihr von Tag 1 an braucht, ist ein solider E-Mail-Client. Hier drei Fragen, die du dir dabei stellen solltest:
1️⃣ Braucht dein Team E-Mails mit eigener Domain? (z. B. „name@meine-webseite.de“ – ein Must-have für professionelle Kommunikation)
2️⃣ Wie viele Mail-Accounts brauchst du? Plane von Anfang an Postfächer für zentrale Funktionen wie „info@“ oder „support@“ ein.
3️⃣ Wie viel bist du bereit, auszugeben? E-Mail-Lösungen variieren stark im Preis, also kalkuliere smart.

Unsere Early-Stage-Erfahrungen:

• Ionos Mail: 10 € pro Monat für 10 Lizenzen – ideal für kleine Teams, die Domains und SSL-Zertifikate benötigen (Bewertung: 7/10).
• Zoho Mail: Ab 3 € pro Monat pro Nutzer – günstig, aber Vorsicht bei Zustellbarkeit, besonders bei Cold-Mails.

Google Workspace vs. Microsoft Office 365

• Entscheidungskriterien:
  1️⃣ Wo arbeitet dein Netzwerk (Google oder Microsoft)?
  2️⃣ Welche Integrationen brauchst du?
  3️⃣ Persönliche Präferenz im Gründerteam.

PS: Diese Entscheidung legt auch euren Videokonferenzprovider fest: Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom?

🗨️ 2. Interne Kommunikation: Niemand mag E-Mail-Chaos

Sobald du im Team arbeitest, wird ein Großteil der Kommunikation in Chats verlagert. Diese Tools helfen, private und berufliche Kommunikation zu trennen:

• Microsoft Teams: Perfekt für Office-365-Nutzer, aber manchmal „zu bürokratisch“.
• Slack: Unser Favorit – nahtlos integrierbar und flexibel.
• Google Chat: Minimalistisch, aber mit eingeschränkten Funktionen.

Unsere Empfehlung:

• Slack: Flexibilität und Salesforce-Integration machen es zum Knowledge Hub unseres Teams.

📈 3. CRM: Früh starten, später profitieren

Ein CRM ist unverzichtbar, auch wenn der Fokus noch nicht auf Sales liegt. Die wichtigsten Funktionen:
1️⃣ Klare Kontakt- und Unternehmensdatenbank
2️⃣ Deal-Ansichten im Kanban-Stil
3️⃣ Aufgabenmanagement
4️⃣ Integration mit E-Mail und Kalender

Unsere Wahl:

• HubSpot CRM: Kostenlos im Einstieg und extrem flexibel, wenn dein Tool-Stack wächst.

📚 4. Wissen dokumentieren: Für eine steile Lernkurve

Wissen ist Macht – und Dokumentation verhindert Fehler. Drei Tools für Wissensmanagement:
1️⃣ Google Drive oder OneDrive: Kostenlos und nahtlos integriert.
2️⃣ Slack: Schnelle Dokumentation für Teams.
3️⃣ Notion: Flexibel und ideal für kollaborative Projekte.

Unsere aktuelle Infrastruktur auf einen Blick:

1️⃣ Google Workspace – Betriebssystem für Kommunikation und Organisation
2️⃣ Slack – Kommunikationszentrale und Knowledge Hub
3️⃣ HubSpot CRM – Herzstück für Sales und Kontaktmanagement
4️⃣ Google Drive – Dokumentation leicht gemacht