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Im HubSpot Sales Hub Starter ist das Meetings-Tool ein fester Bestandteil Ihrer CRM-Umgebung. Damit erstellen Sie buchbare Terminkalender-Links (Scheduling Pages), die automatisch mit Ihrem Google- oder Office 365-Kalender synchronisieren.
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Überblick: Funktionen im Starter-Plan
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One-on-One Scheduling Pages: Persönlicher Buchungslink, über den Kontakte direkt Zeit mit Ihnen buchen können.
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Team Scheduling Pages (Group & Round Robin): Wenn Sie im Starter-Plan einen bezahlten Sales-Seat haben, können Sie Gruppentermine oder Round-Robin-Termine mit mehreren Teammitgliedern anbieten.
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Kalender-Integration: Verbinden Sie Gmail, Office 365 oder Exchange und lassen Sie gebuchte Meetings automatisch in Ihren Kalender eintragen.
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Anpassungen: Entfernen Sie das HubSpot-Branding ab Starter, nutzen Sie Ihr Logo/Avatar, passen Sie Farben, Begrüßungstext und Meeting-Beschreibung an.
Einrichtung & Setup
2.1 Kalender verbinden
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Gehen Sie in HubSpot auf Einstellungen > Allgemein > Kalender.
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Klicken Sie auf „Kalender verbinden“ und wählen Sie Google/Gmail oder Office 365.
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Autorisieren Sie HubSpot, Ihre Termine zu lesen und zu schreiben.
4. Sobald verbunden, verhindert HubSpot Doppelbuchungen anhand aller verbundenen Kalender.
2.2 Scheduling Page erstellen
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Navigieren Sie zu Sales > Meetings Scheduler und klicken Sie auf „Create scheduling page“.
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One-on-One
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Group (Team-Termine) – alle ausgewählten Mitglieder müssen im Starter-Seat aktiviert sein
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Round Robin – verteilt Anfragen automatisch an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter
Wählen Sie den Meeting-Typ:
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2. Im Overview-Tab:
Interner Name (z. B. „Discovery-Call“)
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Event Title (z. B. „30 Min Demo mit [Ihr Name]“)
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Location (z. B. Zoom-Link oder physischer Ort)
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Videokonferenz: Microsoft Teams, Zoom, UberConference oder Google Meet integrieren
2.3 Verfügbarkeit & Zeitfenster
- URL Legen Sie eine schlüsselwortbasierte URL fest (z. B. /meet-demo), nicht mehr änderbar nach Erstellung.
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Zeitraum: Standardmäßig rollierend x Tage/Wochen; mit bezahltem Seat auch fixed date range (max. 10 Wochen).
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Mindestvorlauf & Puffer: Verhindern Sie kurzfristige Buchungen und legen Sie Pausen zwischen Terminen fest.
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Startzeit-Intervall: z. B. 15 Minuten-Schritte
2.4 Formular-Einstellungen
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Standardfelder: Vorname, Nachname, E-Mail (erzeugt bei Buchung immer neuen Kontakt).
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Zusatzfragen (Starter-Seat): Beliebige Custom Questions oder Kontakt-Properties hinzufügen – aber sparsam einsetzen!
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Spam-Schutz: CAPTCHA aktivieren, Free-Email-Domains blockieren.
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Gäste erlauben: Besucher können zusätzliche Teilnehmer einladen, Einwilligung vorausgesetzt.
2.5 Bestätigungen & Erinnerungen
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- Confirmation Email: Standard-Mail nach Buchung, optional ausschaltbar.
Pre-Meeting Reminders: Bis zu 3 Erinnerungen per E-Mail (Tage/Stunden/Minuten vor Termin). Nutzen Sie Erinnerungen, um No-Shows zu reduzieren.
Best Practices 2025
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Thema |
Empfehlung |
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Mehrere Meeting-Links |
Erstellen Sie verschiedene Links für Discovery-Calls, Produkt-Demos, 1:1-Folgegespräche etc. – so sprechen Sie Besucher je nach Phase Ihres Funnels präzise an. |
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Klarer Meeting-Name |
Interner Name („Intro-Call“), Externer Titel („15 Minutiges Kennenlerngespräch“) erleichtern Nutzern die Auswahl. |
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Beschreibungen & Bilder |
Nutzen Sie im Booking-Page-Header ein Branding-Bild und eine prägnante Beschreibung („Erfahren Sie in 15 Minuten, wie…“). |
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Zeitzonen-Handling |
Zeiten werden im Browser der Besucher angezeigt – testen Sie auf unterschiedlichen TZs, um Missverständnisse zu vermeiden. |
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Link-Distribution |
Platzieren Sie Meeting-Links in Ihrer E-Mail-Signatur, auf Ihrer Pricing-Seite, im LinkedIn-Profil oder per CTA auf der Website. |
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Buffer & Dauer-Varianten |
Bieten Sie Links für 15 Min, 30 Min und 60 Min an – so wählen Leads passend zum Anlass. |
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Team-Routing |
Nutzen Sie Round Robin für gleichmäßige Lastverteilung und Group Pages für Demos mit mehreren Stakeholdern. |
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Automatische Erinnerungen |
Definieren Sie 2–3 Reminders (z. B. 24 Std, 1 Std, 15 Min vor Termin) – das senkt No-Shows um bis zu 30 % laut Praxisstudien. |
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DSGVO & Einwilligung |
Wenn Sie im Chat oder über Meeting-Formulare Marketing-Einwilligungen einholen, nutzen Sie in Ihren Reminder-Mails die Subscription-Checkboxen. |
Vertriebsprozess: Links für jede Funnel-Phase
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Discovery-Call (15 Min)
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Zweck: Erstkontakt, schnelle Bedarfsklärung
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Taktik: Kurzer Link in Cold-Emails, LinkedIn-Nachrichten
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Demo-Meeting (30 Min)
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Zweck: Produktvorstellung, tiefere Insights
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Taktik: Button auf Pricing-Seiten, Follow-Up nach Download
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Technical Deep-Dive (60 Min, Group-Page)
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Zweck: Mehrere Ansprechpartner, CTO etc.
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Taktik: Link im Angebot, per Account-Executive versendet
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Round-Robin Link
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Zweck: Lead wird automatisch dem verfügbaren Sales-Mitarbeiter zugewiesen
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Taktik: Für allgemeine Kontakt-Seite, E-Mail-Signatur
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Durch klare Namenskonvention und gezielte Verbreitung (Web, E-Mail, Social) erhöhen Sie die Buchungsraten und leiten Leads automatisiert in Ihre Pipeline.
Einschränkungen & Maximierung im Starter
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Limitierung |
Workaround & Tipp |
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Ein Kalender pro Nutzer |
Planen Sie Zeitblöcke in Ihrem Hauptkalender, bevor Sie Zusatz-Calendars anschließen. |
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Keine Pivot-Berichte |
Analysieren Sie Views & Bookings im Meetings-Dashboard und exportieren Sie bei Bedarf manuell. |
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Keine Zahlungsintegration |
Zahlungen nur mit Payments-Add-on bzw. Stripe – für kostenlose Sales-Calls oft irrelevant. |
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Kein Multi-Language-Consent |
Bieten Sie separate Links für DE/EN-Seiten an und wählen Sie in jeder Page die Sprache manuell. |
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Begrenzte Team-Automatisierung |
Richten Sie mehrere spezialisierte Chatflows/Meeting Links ein, statt komplexe Workflows zu bauen. |
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Keine Branching-Logik im Bot |
Nutzen Sie URL-Targeting und mehrere einfache Chatflows, um segmentierte Ansprache zu simulieren. |
Fazit
Mit dem HubSpot Sales Hub Starter Meetings-Tool setzen Sie effiziente, automatisierte Termin-Bookings um – von kurzen Intro-Calls bis hin zu Team-Demos. Mehrere, klar beschriftete Links, präzise Funnel-Zuordnung und bestimmtes Timing (Buffer, Reminders) sorgen für maximale Conversion. Auch ohne Pro-Features können Sie durch strukturierte Links, angepasste Formulare und intelligente Verbreitung eine professionelle Terminplanung etablieren, die Ihren Vertrieb spürbar beschleunigt. Viel Erfolg beim Einrichten und Optimieren!
